بایگانی به سبک هوشمند، مدیریت اسناد به سبک آینده

در دنیای دیجیتال امروز، سازماندهی و دسترسی به اطلاعات به یکی از مهمترین چالش‌های کسب‌وکارها تبدیل شده است. نرم‌افزار مدیریت و بایگانی اسناد، راه‌حلی نوآورانه برای مواجهه با این چالش است. با استفاده از این نرم‌افزار، دیگر نیازی به جستجوی دستی و زمان‌بر در بین انبوهی از پرونده‌ها و اسناد کاغذی نیست. همه چیز در دسترس شما قرار دارد، تنها با چند کلیک. امنیت، سرعت و کارایی را با نرم‌افزار مدیریت و بایگانی اسناد تجربه کنید و گامی بزرگ به سوی تحول دیجیتالی بردارید. نرم‌افزار مدیریت اسناد پاشا، کلیدی برای ورود به عصر جدید مدیریت اطلاعات است.

ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار مدیریت اسناد عبارتند از:
1. ذخیره‌سازی اسناد: امکان ذخیره و سازماندهی اسناد در یک محیط دیجیتال.
2. امنیت و کنترل دسترسی: تعیین سطوح دسترسی برای حفاظت از اطلاعات حساس.
3. کنترل نسخه: نگهداری نسخه‌های مختلف یک سند و ردیابی تغییرات.
4. طبقه‌بندی: سهولت در جستجو و بازیابی اسناد با استفاده از برچسب‌ها و دسته‌بندی‌ها.
5. بارگذاری انبوه: بارگذاری چندین سند به صورت همزمان.
6. ویرایشگر تصویر: امکان ویرایش اسناد بدون نیاز به نرم‌افزار جانبی.
7. برچسب زدن: افزودن برچسب‌های سفارشی به اسناد برای سهولت در دسترسی و سازماندهی. 

این ویژگی‌ها به شرکت کمک می‌کنند تا فرآیندهای مربوط به اسناد را خودکارسازی کرده و بهره‌وری و امنیت اطلاعات خود را افزایش دهند.

نرم‌افزار مدیریت اسناد چیست؟

نرم‌افزار مدیریت اسناد، که به آن سیستم مدیریت اسناد (DMS) نیز گفته می‌شود، ابزاری دیجیتالی است که به جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره‌سازی و بازیابی اسناد و فایل‌ها کمک می‌کند. این نرم‌افزار امکاناتی مانند اسکن گروهی، جستجوی پیشرفته، کنترل نسخه و همکاری در اسناد را فراهم می‌آورند و به بهبود بهره‌وری و امنیت داده‌ها در شرکت کمک می‌کند.

چرا باید از نرم‌افزار مدیریت اسناد استفاده کنیم؟
استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد دلایل متعددی دارد که به شرح زیر است:
1. افزایش بهره‌وری: کاهش زمان صرف شده برای جستجو و دسترسی به اسناد.
2. کاهش هزینه‌ها: حذف نیاز به فضای فیزیکی برای نگهداری اسناد کاغذی.
3. امنیت بالاتر: محافظت از اسناد در برابر دسترسی‌های غیرمجاز و خطرات فیزیکی.
4. دسترسی آسان: امکان دسترسی به اسناد از هر مکان مجاز.
5. همکاری بهتر: اشتراک‌گذاری و ویرایش همزمان اسناد توسط چندین کاربر.
6. پشتیبانی از تصمیم‌گیری: دسترسی سریع به اطلاعات دقیق برای تصمیم‌گیری‌های مهم.
7. پایداری محیط زیست: کاهش مصرف کاغذ و تأثیرات زیست‌محیطی مرتبط.

این دلایل نشان‌دهنده اهمیت و کاربرد نرم‌افزار مدیریت اسناد در دنیای کسب‌وکار امروزی است.

تفاوت «نرم‌افزار مدیریت اسناد پاشا» با نرم‌افزارهای مشابه دیگر

مزایای رقابتی نرم‌افزار مدیریت اسناد پاشا:

• استفاده از هوش مصنوعی و پردازش تصویر: استفاده از هوش مصنوعی جهت پردازش تصویر و OCR صفحات متنی و ایجاد امکان جستجو در محتوای تصاویر اسناد.
• مجهز بودن به ابزارهای توسعه: این نرم‌افزار با مجهز بودن به جدول ساز، فرم ساز، گزارش ساز، دشبورد ساز و تابع ساز به راهبر نرم‌افزار امکان توسعه نرم‌افزار را می‌دهد. این ابزارها تامین نیازهای آینده شرکت در حوزه نرم‌افزار را تضمین می‌کنند. به عبارتی دیگر شما براحتی میتوانید فرم‌ها و گزارشات جدیدی را بدون زحمت و هزینه به سامانه بیافزایید و نرم‌افزار خود را کامل‌تر کنید. نرم‌افزارهای دیگر معمولا چنین ابزارهایی را ندارند و تغییر و توسعه نرم‌افزار صرفا توسط شرکت سازنده همان نرم‌افزار قابل انجام است.
• رابط کاربری آسان: طراحی شده برای کاربری آسان و سریع، تا هر فردی بتواند به راحتی از آن استفاده کند.
• پشتیبانی قوی: تیم پشتیبانی متخصص پاشا همواره آماده پاسخگویی به سوالات و حل مشکلات شماست.
• بروزرسانی‌های مداوم: نرم‌افزار پاشا به طور مداوم بروزرسانی می‌شود تا جدیدترین نیازمندیهای شرکت را تامین کند.
• سفارشی‌سازی: امکان سفارشی‌سازی نرم‌افزار بر اساس نیازهای خاص شرکت شما وجود دارد. شرکت‌های نرم‌افزاری دیگر معمولا تمایلی به سفارشی‌سازی نرم‌افزار ندارند و ترجیح می‌دهند یک نرم‌افزار ثابت را به همه بفروشند!، درحالیکه ممکن است یک شرکت، نیاز اختصاصی در نرم‌افزار داشته باشد. شرکت پاشا از متدلوژی چابک استفاده می‌کند که این امر باعث می‌شود در صورت درخواست مشتری، بدون نگرانی، نرم‌افزار را برای مشتری سفارشی‌سازی کند.
• اتصال به اسکنرهای مختلف: اتصال به یک یا چند اسکنر فلت و فیدر و اسکن آسان اسناد در این نرم‌افزار امکان پذیر است.
• تعامل با سایر سامانه‌های شرکت: اتصال سامانه و یا پایگاه داده آن به سایر سیستم‌های اطلاعاتی شرکت جهت یکپارچه سازی اطلاعات در صورت نیاز کارفرما امکان پذیر است.
• بدون نیاز به نصب در کلاینت: بدلیل تحت وب بودن سامانه، شما دیگر دغدغه نصب نرم‌افزار بر روی کامپیوترهای شرکت را نخواهید داشت و پرسنل براحتی و با وارد کردن IP سامانه در مرورگر کامپیوتر خود می‌توانند وارد سامانه بشوند. بدیهیست که سامانه از ورود افراد غیرمجاز جلوگیری می‌نماید.
• نامحدود بودن تعداد کاربران و ایستگاه‌های کاری: برخی نرم‌افزارهای رایج در کشور محدودیتی برای تعداد کاربر و یا ایستگاه کاری قرار می‌دهند تا در صورت افزایش کاربران پول بیشتری از مشتری بگیرند. خبر خوب اینکه نرم‌افزار مدیریت اسناد پاشا هیچ محدودیتی در تعداد کاربر و یا کاربر آنلاین و همچنین در تعداد ایستگاه کاری قرار نداده است و شما با خیالی آسوده و با هر تعداد کاربر میتوانید از سامانه استفاده نمایید.
  

پاشا؛ نه تنها یک نرم‌افزار، بلکه یک ابزار مدیریتی مطمئن برای شماست. انتخاب نرم‌افزار مدیریت اسناد پاشا، انتخابی هوشمندانه برای بایگانی اسناد شماست.

پس از خرید و نصب نرم‌افزار مدیریت اسناد چه اتفاقی می‌افتد؟

تصور کنید دنیایی که در آن دیگر نیازی به کوهی از پرونده‌های کاغذی و فایل‌های گمشده نیست. با خرید و نصب نرم‌افزار مدیریت اسناد، شما قدم به عرصه‌ای نوین از کارایی و سازماندهی می‌گذارید. از همان لحظه‌ی اول، شاهد تحولی چشمگیر در نحوه‌ی مدیریت اطلاعات خود خواهید بود:

• دسترسی فوری: اسناد مورد نیازتان تنها با چند کلیک در دسترس است.
• امنیت بی‌نظیر: اطلاعات شما با بالاترین سطح امنیت محافظت می‌شوند.
• همکاری آسان: تیم شما می‌تواند به صورت همزمان روی اسناد کار کند، بدون توجه به محدودیتهای مکانی.
• کاهش هزینه‌ها: فضای فیزیکی کمتری اشغال می‌شود و مصرف کاغذ به شدت کاهش می‌یابد.

با نرم‌افزار مدیریت اسناد، شما نه تنها بهره‌وری خود را افزایش می‌دهید، بلکه به سمت یک محیط کاری پایدارتر و مسئولانه‌تر گام برمی‌دارید. این تنها آغاز مسیری است که در آن تکنولوژی و نوآوری، همپیمان شما در رسیدن به اهداف بزرگتر هستند. خوش آمدید به آینده‌ی مدیریت اسناد.

با تهیه نرم‌افزار مدیریت اسناد چه مواردی را دریافت خواهید کرد؟

• بسته نصب کننده نرم‌افزار
• برگزاری جلسات آموزشی
• فایل ویدیویی آموزش راهبری و کاربری
• کارت گارانتی خدمات رایگان
• 10 سال خدمات پس از فروش
  

نگاهی به مشخصات نرم‌افزار مدیریت اسناد

سازنده «نرم‌افزار مدیریت اسناد» کیست؟
شرکت پاشا

• 18 سال سابقه در زمینه تولید و پشتیبانی نرم‌افزار
• تولیدکننده 27 محصول نرم‌افزاری
• مجری 80 پروژه نرم‌افزاری در استان‌های مختلف کشور
• رتبه 4 شورای عالی انفورماتیک کشور
• عضو سازمان نظام صنفی رایانه‌ای
• عضو پارک علم و فناوری «وزارت علوم، تحقیقات و فناوری»
• مشاور و ناظر بر اجرای طرح های فناوری اطلاعات
• تولیدکننده سیستم‌های ویژه
• سازنده نرم‌افزار حرفه‌ای سیستم ساز Agile Enterprise

سوالات متداول

1. نرم‌افزار مدیریت اسناد چگونه کار می‌کند؟
نرم‌افزار مدیریت اسناد، مستندات کاغذی را اسکن کرده، دیجیتالی، نمایه‌سازی و ذخیره‌سازی می‌کند و دسترسی آسان به اسناد را فراهم می‌آورد.

2. آیا نرم‌افزار مدیریت اسناد برای هر نوع سازمانی مناسب است؟
بله، نرم‌افزار مدیریت اسناد برای انواع شرکت‌های دولتی و خصوصی مناسب است.

3. چگونه می‌توان از امنیت داده‌ها در نرم‌افزار مدیریت اسناد اطمینان حاصل کرد؟
با استفاده از رمزگذاری، کنترل دسترسی و پشتیبان‌گیری منظم، امنیت داده‌ها تضمین می‌شود.

4. مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت اسناد چیست؟
مزایا شامل تسریع فرایندهای کاری، دسترسی آسان به اسناد، افزایش امنیت داده‌ها، صرفه‌جویی در فضا و امکان اشتراک‌گذاری و همکاری آسان است.

5. کدام نوع اسناد را می‌توان در «نرم‌افزار مدیریت اسناد» مدیریت کرد؟
انواع اسناد از جمله قراردادها، فاکتورها، گزارش‌ها، اطلاعات مشتری و فایل‌های کارمندان را می‌توان مدیریت کرد. همچنین همه انواع قالب‌های داده‌ای از جمله متن، عکس، ویدیو و صوت قابل مدیریت است.

6. آیا خطر از دست رفتن داده‌ها در نرم‌افزار مدیریت اسناد وجود دارد؟
با رعایت اصول پشتیبان‌گیری، خطر از دست رفتن داده‌ها وجود ندارد. کارشناسان پاشا در کنار شما خواهند بود و به شما مشاوره لازم در خصوص نحوه نگهداری از داده‌ها را می‌دهند.