1.دسترسی سریع وآسان

سهولت دسترسي به پرونده های دیجیتالی در هر مکان که میانگین دسترسی در سیستم کامپیوتری 30 ثانیه و در سیستم دستی بسته به میزان بزرگی و نظم آرشیو از 10 دقیقه تا یک روز می باشد . در سیستم آرشیو دیجیتالی بجای غوطه ور شدن در دریایی از کاغذ با چند کلیلک به سند دلخواه خود دست می یابیم.

2.کنترل سریع و آسان

کنترل سریع و آسان مديران ارشد بر روي آرشیو اسناد دیجیتالی و استفاده از قلمهای رایانه ای جهت پاراف و حاشیه نویسی در اسناد اسکن شده .

3.افزایش سرعت

افزايش سرعت دسترسي به پرونده ها و کاهش زمان پاسخگوئي به ارباب رجوع در راستاي طرح تکريم ارباب رجوع .

4.صرفه جویی در کاغذ و فضا

کاهش 60 تا 90 درصدی حجم بايگاني هاي کاغذی وگاها حذف کامل آنها که باعث صرفه جویی در فضا گردیده و در نتيجه کاهش در هزينه هاي نگهداري و همچنين هزينه سرمايه اي فضا و عدم نياز به توسعه فضای بايگانی را در بر خواهد داشت .

5.عدم نیاز به افزایش نیرو با توجه به افزایش حجم بایگانی بر اثر گذشت زمان

عدم نياز به افزايش پرسنل بايگاني بدليل حذف مراجعه حضوري به بايگاني و حتی کاهش تعداد پرسنل بايگاني و در نتيجه کاهش هزينه هاي پرسنلي

6.عدم نیاز به جابجایی فیزیکی اسناد آرشیو و افزایش امنیت

عدم مفقود شدن پرونده ها و دست کاري اسناد و در نتيجه افزايش امنيت پرونده ها که در حالت دستی طبق آمار 5% از این اسناد بطور کامل گم می شوند در حالی که چنین چیزی در سیستم کامپیوتری وجود ندارد .

7.تهیه نسخه پشتیبان

امکان کپي برداري راحت و آسان از پرونده ها و تهيه نسخه پشتيبان بدون هيچ هزينه اي

8.نقل و انتقال آسان و راحت

امکان ارسال پرونده به سازمانهاي مختلف در صورت لزوم بصورت الکترونيکي در راستاي تقويت دولت الکترونيکي .

9.افزایش امنیت جابجایی پرونده ها

امکان ارسال سريع ، آسان و مطمئن پرونده ها به شعبه هاي مختلف سازمان و به ادارات شهرستانها و يا بلعکس و در نتيجه حذف هزينه ارسال و افزايش امنيت جابجائي پرونده ها .

10.ایمنی فیزیکی پرونده ها و اسناد

ایمنی کامل پرونده ها و اسناد در مقابل کلیه خطرات احتمالی و حوادث طبیعی همچون آتش سوزی و سیل.

11.حفظ و پاکیزگی محیط دیجیتال کردن اسناد زیست

 کاهش استفاده از کاغذ و سایر تجهیزات نوشتاری

12.عدم بهم ریختگی

حذف عمليات فيزيکي برداشت پرونده و جايگذاري مجدد آن و عدم امکان بهم ريختگی پرونده ها که در حالت دستی طبق آمار 11% اسناد در جای درست خود قرار نمی گیرند