آرشیو الکترونیکی اسناد

آرشیو الکترونیکی اسناد

معرفی سیستم آرشیو اسناد

سيستم آرشيو به منظور نگهداری و دسترسي به اسناد و مدارک در فرمت های مختلف تصويری و فايلي مورد استفاده قرار مي گيرد. روال كار در اين سيستم به اين گونه است كه نخست در بخش بايگاني، اسكن اسناد و ورود اطلاعات و فايل ها انجام مي‌شود و سپس كاربران در بخش‌های مختلف با استفاده از امكانات مختلفی نظير طبقه‌بندی‌ها، كارتابل واحد و جستجو به اسناد و اطلاعات دسترسی پيدا ‌كنند.

استفاده از نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد چه مزیت هایی دارد؟

1.دسترسی سریع وآسان

سهولت دسترسي به پرونده های دیجیتالی در هر مکان که میانگین دسترسی در سیستم کامپیوتری 30 ثانیه و در سیستم دستی بسته به میزان بزرگی و نظم آرشیو از 10 دقیقه تا یک روز می باشد . در سیستم آرشیو دیجیتالی بجای غوطه ور شدن در دریایی از کاغذ با چند کلیلک به سند دلخواه خود دست می یابیم.

2.کنترل سریع و آسان

کنترل سریع و آسان مديران ارشد بر روي آرشیو اسناد دیجیتالی و استفاده از قلمهای رایانه ای جهت پاراف و حاشیه نویسی در اسناد اسکن شده .

3.افزایش سرعت

افزايش سرعت دسترسي به پرونده ها و کاهش زمان پاسخگوئي به ارباب رجوع در راستاي طرح تکريم ارباب رجوع .

4.صرفه جویی در کاغذ و فضا

کاهش 60 تا 90 درصدی حجم بايگاني هاي کاغذی وگاها حذف کامل آنها که باعث صرفه جویی در فضا گردیده و در نتيجه کاهش در هزينه هاي نگهداري و همچنين هزينه سرمايه اي فضا و عدم نياز به توسعه فضای بايگانی را در بر خواهد داشت .

5.عدم نیاز به افزایش نیرو با توجه به افزایش حجم بایگانی بر اثر گذشت زمان

عدم نياز به افزايش پرسنل بايگاني بدليل حذف مراجعه حضوري به بايگاني و حتی کاهش تعداد پرسنل بايگاني و در نتيجه کاهش هزينه هاي پرسنلي

6.عدم نیاز به جابجایی فیزیکی اسناد آرشیو و افزایش امنیت

عدم مفقود شدن پرونده ها و دست کاري اسناد و در نتيجه افزايش امنيت پرونده ها که در حالت دستی طبق آمار 5% از این اسناد بطور کامل گم می شوند در حالی که چنین چیزی در سیستم کامپیوتری وجود ندارد .

7.تهیه نسخه پشتیبان

امکان کپي برداري راحت و آسان از پرونده ها و تهيه نسخه پشتيبان بدون هيچ هزينه اي

8.نقل و انتقال آسان و راحت

امکان ارسال پرونده به سازمانهاي مختلف در صورت لزوم بصورت الکترونيکي در راستاي تقويت دولت الکترونيکي .

9.افزایش امنیت جابجایی پرونده ها

امکان ارسال سريع ، آسان و مطمئن پرونده ها به شعبه هاي مختلف سازمان و به ادارات شهرستانها و يا بلعکس و در نتيجه حذف هزينه ارسال و افزايش امنيت جابجائي پرونده ها .

10.ایمنی فیزیکی پرونده ها و اسناد

ایمنی کامل پرونده ها و اسناد در مقابل کلیه خطرات احتمالی و حوادث طبیعی همچون آتش سوزی و سیل.

11.حفظ و پاکیزگی محیط دیجیتال کردن اسناد زیست

 کاهش استفاده از کاغذ و سایر تجهیزات نوشتاری

12.عدم بهم ریختگی

حذف عمليات فيزيکي برداشت پرونده و جايگذاري مجدد آن و عدم امکان بهم ريختگی پرونده ها که در حالت دستی طبق آمار 11% اسناد در جای درست خود قرار نمی گیرند

آیا می توان پرونده های الکترونیکی را دسته بندی کرد؟!

پاسخ قطعااااااا بله است

شرکت مهندسی نرم افزاری پاشا صنعت جهت مديريت، طبقه بندى، نگهداری و بهره برداری از مستندات سازمانی، نقشه هاي فني و فرم های اداری، سیستمی جامع طراحی کرده است که اين سيستم با توجه به ويژگي ها و امكانات آن در دو شاخه كاربردی مدیریت اسناد و بایگانی اسناد می تواند مورد استفاده قرار گيرد. در شاخه بایگانی اسناد امکان طبقه بندی پرونده ها بر حسب نوع پرونده و ماهیت آن وجود دارد همچنین میتوان به موارد ذیل اشاره نمود:

  • تعيين شماره پرونده يكتا بصورت خودكار توسط سيستم
  • تعريف دفاتر شماره‌دهي به پرونده‌ها با قابليت تعيين الگوي شماره‌دهي
  • ورود اطلاعات پرونده بر اساس فرم طراحي شده بر اساس نوع پرونده
  • ايجاد پرونده با استفاده از انواع تعريف شده در سيستم

نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد در کدام واحد ها قابل استفاده است؟

  • بایگانی پرسنلی
  • بایگانی اعتبارات
  • بایگانی مالی
  • بایگانی بازرسی
  • بایگانی طرح و لوایح
  • بایگانی موزه ها و میراث فرهنگی
  • بایگانی حقوقی
  • بایگانی قراردادها
  • بایگانی آموزشی
  • بایگانی روابط عمومی
  • بایگانی خسارت بیمه
  • بایگانی مطبوعات
  • بایگانی فرهنگی
  • بایگانی سازمان و روش ها
  • بایگانی دستورالعمل ها
  • بایگانی املاک و مستقلات
  • بایگانی فنی و مهندسی
  • مدارک پزشکی